Ótimo artigo de Priscila Stuani, presidente do projeto "Implantando
Marketing", que fala sobre como melhorar e aproveitar mais o seu tempo. Boa
leitura!
Livre-se dos ladrões de tempo e seja mais produtivo!
Tenho reparado nas minhas
conversas com os meus amigos empreendedores, sejam elas virtuais ou
presenciais, que o tema “falta de tempo”
tem sido o mais discutido.
Geralmente comentamos que não
temos tempo nem para respirar, que não damos conta dos afazeres…
Se você sente a necessidade de
melhorar a sua organização, e ser mais produtivo, seja bem-vindo ao clube.
Trabalho, família e lazer,
como ter tempo para conciliar todas essas áreas?
Sou defensora da ideia de que
se você almeja ter sucesso na sua vida profissional, é importante ter o seu
momento de lazer, o seu ócio criativo. Mas você já parou para pensar em tudo
que se compromete a fazer durante o seu dia de trabalho e que, muitas vezes,
não contribuem em nada para o seu sucesso?
Você pode dizer o clássico: “Não muito!” No entanto, se você não tem
o hábito de usar um bom To-Do List, pode ser surpreendido pela quantidade de
tempo que poderia encontrar caso se comprometesse a organizar melhor a sua
gestão de tempo.
Geralmente, pecamos muito com
a gestão de tempo por quê:
·
Não temos consciência do que exatamente fazemos.
·
Faltam objetivos.
·
Temos excesso de reuniões improdutivas.
·
Abusamos do mau uso de e-mails.
·
Sofremos interrupções excessivas.
·
Não planejamos bem as visitas e as tarefas.
·
Somos incapazes de priorizar aquilo que é
importante daquilo que é urgente.
·
Não delegamos tarefas secundárias.
Ao entender corretamente como
você usa o seu tempo no trabalho, será mais fácil minimizar ou eliminar as
atividades de baixo valor. Isso significa que você pode fazer o trabalho de
maneira mais focada, contribuindo para um bom resultado, além de poder
desfrutar melhor do seu tempo com a sua família, amigos e lazer.
Então, como você pode entender
isso?
Uma forma útil é manter um
registro de atividades, e é sobre isso que vou falar neste artigo também. Antes
que você pense: “Legal, mas vai me dar
mais trabalho!”; preciso que reflita se você está insatisfeito com a sua
gestão de tempo.
Se estiver tudo sob controle,
concordo que este artigo não é ideal para você, mas se você concorda que sofre
com essa falta de tempo, ou sente a necessidade de melhorar a maneira pela qual
lida com isso, recomendo que continue lendo.
Estou usando o meu Registro de
Atividades com disciplina, e estou gostando das descobertas que tenho feito.
REGISTRO DE
ATIVIDADES
Diferente de um To-Do List (no
qual você coloca as atividades e os prazos para cumprir), o Registro de
Atividades é uma anotação escrita de como você gasta o seu tempo. Ao manter um
registro de suas atividades por alguns dias, você pode construir um quadro
preciso do que faz durante o dia, e como você investe o seu tempo.
O seu Registro de Atividades também irá te ajudar a entender se você
está, ou não, fazendo o seu trabalho mais importante durante o momento certo do
dia. Por exemplo, se você tem mais energia e criatividade na parte da manhã,
seria melhor fazer o seu trabalho mais importante durante esse período e,
assim, você pode se concentrar em tarefas que exigem menos energia, como
responder a e-mails ou retornar ligações, no período da tarde.
Um Registro de Atividades
também pode ser útil para te ajudar a identificar quais são as atividades que
não te ajudam a cumprir os seus objetivos importantes.
Por exemplo, você pode gastar
muito mais tempo que você pensa ao navegar na internet, ou tomar café da tarde.
Quando você identifica quanto tempo está desperdiçando com essas atividades,
pode, então, mudar a maneira que você trabalha.
Ø Dica importante!
Não confunda os Registros de
Atividades com planilhas. Eles são utilizados para a elaboração de relatórios
sobre o uso do tempo, e para acompanhar o tempo que você gasta em uma tarefa ou
trabalho.
E se você precisa de um ToDo
List, recomendo do ToDoist.
COMO MANTER UM
REGISTRO DE ATIVIDADES
Para manter um Registro de
Atividades, use este modelo. Você pode abrir um arquivo “doc” (no Word ou no
seu editor de texto), ou usar aquele seu Moleskine que você nunca tinha visto
utilidade em usar.
Considere:
· Data e hora;
· Descrição da atividade;
· Como você se sente;
· Duração;
· Valor da atividade (alto; médio; baixo; nenhum).
Anote tudo o que você faz no
trabalho, e como faz isso. Toda vez que você mudar de atividade, seja
respondendo a e-mails, trabalhando em um relatório, fazendo café, ou fofocando
com os colegas, anote o que a atividade é, o tempo gasto nela, e como você se sente
(alerta; cansado; e assim por diante).
Então, em um momento
conveniente, consulte o seu Registro de Atividades e analise a duração de cada
atividade, observando se era uma tarefa de valor alto, médio, baixo ou nenhum.
Lembre-se de que você está
investindo o seu tempo nessa tarefa, para entender melhor como a sua rotina é
impactada quando faz atividades que não são tão importantes, e como isso pode
prejudicar o seu foco e a sua atenção nas tarefas que realmente importam.
Lembre-se: ninguém disse que
seria fácil!
APRENDENDO COM
SEU REGISTRO DE ATIVIDADES
Uma vez que você iniciou esse
processo por alguns dias, analisar o seu Registro de Atividades, você pode
ficar surpreso em ver quanto tempo gasta fazendo trabalhos de baixo valor. Caso
não tenha percebido antes, você também poderá identificar em qual parte do dia
tem mais energia.
No meu caso, por exemplo,
gosto de começar a trabalhar às 7 horas. No período da manhã sou mais
produtiva, consigo me concentrar mais, e ser mais dinâmica. Mas isso depende de
pessoa para pessoa.
Você já sabe em qual
período do dia é mais produtivo?
Depois de analisar o seu
Registro de Atividades, você deve ser capaz de aumentar a sua produtividade por
meio da aplicação de uma das seguintes ações, para várias atividades:
- Eliminar ou delegar tarefas
que não fazem parte do seu papel, ou que não ajudam a atingir os seus
objetivos. Isso pode incluir tarefas que outra pessoa pode fazer, ou atividades
pessoais.
- Programe as suas tarefas
mais desafiadoras para os momentos do dia em que os seus níveis de energia
estão mais elevados. Dessa forma, o seu trabalho vai ser de melhor qualidade, e
deve levar menos tempo para ser feito.
- Minimize o número de vezes
em que você alterna os tipos de tarefas. Por exemplo, você pode verificar e
responder a e-mails em apenas algumas horas do dia, ou processar todas as suas
faturas ao mesmo tempo a cada semana.
- Reduza a quantidade de tempo
que você gasta em atividades pessoais, como preparação do seu cafezinho ou chá.
(Se você trabalha com uma equipe ou outras pessoas no mesmo ambiente, reveze
com elas para fazer isso e, assim, você economizará tempo e fortalecerá o
espírito de equipe, e ainda tornará melhor o clima do ambiente.)
Ø Dica:
Às vezes, gastando muito tempo
com tarefas de baixo valor, ou de baixa prioridade, pode ser um sintoma de
procrastinação.
DESAFIE-SE!
A Gestão de Tempo se trata de mudar comportamentos ineficientes que você
identificou, seja por meio de seu Registro de Atividades, de feedbacks, ou
pela sua própria consciência.
Se você já sabe o que tem
roubado a sua atenção, que tal na próxima semana colocar metas?
1) Não
fazer chamadas pessoais enquanto estiver trabalhando.
2) Não
checar o seu e-mail a cada minuto.
3) Não
ficar com as páginas das suas mídias sociais abertas enquanto você precisa
fazer uma atividade que exige maior concentração.
4) Estipule
um tempo para realizar as suas atividades.
Esses são alguns exemplos
baseados na minha experiência, mas você tem total liberdade para adaptar os
seus desafios. Não basta apenas desafiar-se, é preciso ganhar recompensas
também! Ir ao cinema; comprar um novo livro; ir a um show… Use a sua
criatividade para escolher a sua recompensa.
MUDANÇA DE
HÁBITOS
Depois de identificar como é a
sua rotina, e onde estão os seus gaps, siga estas dicas:
Tarefas-chave
Antes de iniciar o seu dia,
determine quais são as questões fundamentais que você precisa resolver até o
final do seu expediente.
Em muitos casos, essas tarefas
importantes podem atingir certo nível de complexidade, por isso, se você não se
compromete desde o começo do seu dia em conclui-las, poderá ser tentado a
atrasar e acabar realizando outras tantas atividades que não são tão
importantes, ou que não tenha absolutamente nada a ver com as que deveria fazer
de fato.
Identificar as tarefas
importantes, e se concentrar nelas, é a chave da administração do tempo.
Não permita interrupções durante o desempenho das atividades-chave
Quando você estiver realizando
as suas atividades-chave, qualquer interrupção poderá fazer você perder a
concentração.
Depois de ser interrompido,
você precisará de alguns instantes para conseguir concentrar-se de novo, por
isso, avise as pessoas que estão no seu ambiente que naquele determinado
período você estará indisponível, mas que a partir de tal horário poderá
responder aos e-mails, atender aos telefonemas, e assim por diante.
Certa vez trabalhei com uma
diretora que me dizia: “Priscila, de
agora até às 11:00 horas estou focada em resolver esta situação. Só me
interrompa se houver um cataclismo”. Agora entendo como ela era sábia…
principalmente porque tinha essa disciplina. Mas não adianta nada ficar sem
interrupções no ambiente de trabalho se você não desligar o seu celular, ou
colocar no modo avião, certo?
Ponto-chave
Os Registros de Atividades são
ferramentas úteis para analisar o modo
como você utiliza o seu tempo. Eles ajudam a controlar as mudanças em sua
energia, a vigilância e a eficácia ao longo do dia, e eles vão ajudá-lo a
eliminar o desperdício de tempo em suas atividades, para você poder ser mais
produtivo.
Depois de analisar o seu
Registro de Atividades, você deve ser capaz de aumentar a sua produtividade eliminando ou delegando atividades de
pouco valor, agendando as tarefas desafiadoras para a hora do dia em que
você se sente melhor, minimizando o número de vezes que você alterna entre
tipos de tarefas, e reduzindo o tempo gasto em atividades pessoais.
E você, tem alguma outra dica
sobre como encontrar mais tempo no seu dia?
- - -
.png)
