Livre-se dos ladrões de tempo

Ótimo artigo de Priscila Stuani, presidente do projeto "Implantando Marketing", que fala sobre como melhorar e aproveitar mais o seu tempo. Boa leitura!

Livre-se dos ladrões de tempo e seja mais produtivo!

Tenho reparado nas minhas conversas com os meus amigos empreendedores, sejam elas virtuais ou presenciais, que o tema “falta de tempo” tem sido o mais discutido.

Geralmente comentamos que não temos tempo nem para respirar, que não damos conta dos afazeres…

Se você sente a necessidade de melhorar a sua organização, e ser mais produtivo, seja bem-vindo ao clube.

Trabalho, família e lazer, como ter tempo para conciliar todas essas áreas?

Sou defensora da ideia de que se você almeja ter sucesso na sua vida profissional, é importante ter o seu momento de lazer, o seu ócio criativo. Mas você já parou para pensar em tudo que se compromete a fazer durante o seu dia de trabalho e que, muitas vezes, não contribuem em nada para o seu sucesso?

Você pode dizer o clássico: “Não muito!” No entanto, se você não tem o hábito de usar um bom To-Do List, pode ser surpreendido pela quantidade de tempo que poderia encontrar caso se comprometesse a organizar melhor a sua gestão de tempo.

Geralmente, pecamos muito com a gestão de tempo por quê:

·      Não temos consciência do que exatamente fazemos.

·      Faltam objetivos.

·      Temos excesso de reuniões improdutivas.

·      Abusamos do mau uso de e-mails.

·      Sofremos interrupções excessivas.

·      Não planejamos bem as visitas e as tarefas.

·      Somos incapazes de priorizar aquilo que é importante daquilo que é urgente.

·      Não delegamos tarefas secundárias.

Ao entender corretamente como você usa o seu tempo no trabalho, será mais fácil minimizar ou eliminar as atividades de baixo valor. Isso significa que você pode fazer o trabalho de maneira mais focada, contribuindo para um bom resultado, além de poder desfrutar melhor do seu tempo com a sua família, amigos e lazer.

Então, como você pode entender isso?

Uma forma útil é manter um registro de atividades, e é sobre isso que vou falar neste artigo também. Antes que você pense: “Legal, mas vai me dar mais trabalho!”; preciso que reflita se você está insatisfeito com a sua gestão de tempo.

Se estiver tudo sob controle, concordo que este artigo não é ideal para você, mas se você concorda que sofre com essa falta de tempo, ou sente a necessidade de melhorar a maneira pela qual lida com isso, recomendo que continue lendo.

Estou usando o meu Registro de Atividades com disciplina, e estou gostando das descobertas que tenho feito.

REGISTRO DE ATIVIDADES

Diferente de um To-Do List (no qual você coloca as atividades e os prazos para cumprir), o Registro de Atividades é uma anotação escrita de como você gasta o seu tempo. Ao manter um registro de suas atividades por alguns dias, você pode construir um quadro preciso do que faz durante o dia, e como você investe o seu tempo.

O seu Registro de Atividades também irá te ajudar a entender se você está, ou não, fazendo o seu trabalho mais importante durante o momento certo do dia. Por exemplo, se você tem mais energia e criatividade na parte da manhã, seria melhor fazer o seu trabalho mais importante durante esse período e, assim, você pode se concentrar em tarefas que exigem menos energia, como responder a e-mails ou retornar ligações, no período da tarde.

Um Registro de Atividades também pode ser útil para te ajudar a identificar quais são as atividades que não te ajudam a cumprir os seus objetivos importantes.

Por exemplo, você pode gastar muito mais tempo que você pensa ao navegar na internet, ou tomar café da tarde. Quando você identifica quanto tempo está desperdiçando com essas atividades, pode, então, mudar a maneira que você trabalha.

Ø Dica importante!

Não confunda os Registros de Atividades com planilhas. Eles são utilizados para a elaboração de relatórios sobre o uso do tempo, e para acompanhar o tempo que você gasta em uma tarefa ou trabalho.

E se você precisa de um ToDo List, recomendo do ToDoist.

COMO MANTER UM REGISTRO DE ATIVIDADES

Para manter um Registro de Atividades, use este modelo. Você pode abrir um arquivo “doc” (no Word ou no seu editor de texto), ou usar aquele seu Moleskine que você nunca tinha visto utilidade em usar.

Considere:

·     Data e hora;

·     Descrição da atividade;

·     Como você se sente;

·     Duração;

·     Valor da atividade (alto; médio; baixo; nenhum).

Anote tudo o que você faz no trabalho, e como faz isso. Toda vez que você mudar de atividade, seja respondendo a e-mails, trabalhando em um relatório, fazendo café, ou fofocando com os colegas, anote o que a atividade é, o tempo gasto nela, e como você se sente (alerta; cansado; e assim por diante).

Então, em um momento conveniente, consulte o seu Registro de Atividades e analise a duração de cada atividade, observando se era uma tarefa de valor alto, médio, baixo ou nenhum.

Lembre-se de que você está investindo o seu tempo nessa tarefa, para entender melhor como a sua rotina é impactada quando faz atividades que não são tão importantes, e como isso pode prejudicar o seu foco e a sua atenção nas tarefas que realmente importam.

Lembre-se: ninguém disse que seria fácil!

APRENDENDO COM SEU REGISTRO DE ATIVIDADES

Uma vez que você iniciou esse processo por alguns dias, analisar o seu Registro de Atividades, você pode ficar surpreso em ver quanto tempo gasta fazendo trabalhos de baixo valor. Caso não tenha percebido antes, você também poderá identificar em qual parte do dia tem mais energia.

No meu caso, por exemplo, gosto de começar a trabalhar às 7 horas. No período da manhã sou mais produtiva, consigo me concentrar mais, e ser mais dinâmica. Mas isso depende de pessoa para pessoa. 

Você já sabe em qual período do dia é mais produtivo?

Depois de analisar o seu Registro de Atividades, você deve ser capaz de aumentar a sua produtividade por meio da aplicação de uma das seguintes ações, para várias atividades:

- Eliminar ou delegar tarefas que não fazem parte do seu papel, ou que não ajudam a atingir os seus objetivos. Isso pode incluir tarefas que outra pessoa pode fazer, ou atividades pessoais.

- Programe as suas tarefas mais desafiadoras para os momentos do dia em que os seus níveis de energia estão mais elevados. Dessa forma, o seu trabalho vai ser de melhor qualidade, e deve levar menos tempo para ser feito.

- Minimize o número de vezes em que você alterna os tipos de tarefas. Por exemplo, você pode verificar e responder a e-mails em apenas algumas horas do dia, ou processar todas as suas faturas ao mesmo tempo a cada semana.

- Reduza a quantidade de tempo que você gasta em atividades pessoais, como preparação do seu cafezinho ou chá. (Se você trabalha com uma equipe ou outras pessoas no mesmo ambiente, reveze com elas para fazer isso e, assim, você economizará tempo e fortalecerá o espírito de equipe, e ainda tornará melhor o clima do ambiente.)

Ø  Dica:

Às vezes, gastando muito tempo com tarefas de baixo valor, ou de baixa prioridade, pode ser um sintoma de procrastinação.

DESAFIE-SE!

A Gestão de Tempo se trata de mudar comportamentos ineficientes que você identificou, seja por meio de seu Registro de Atividades, de feedbacks, ou pela sua própria consciência.

Se você já sabe o que tem roubado a sua atenção, que tal na próxima semana colocar metas?

1) Não fazer chamadas pessoais enquanto estiver trabalhando.

2) Não checar o seu e-mail a cada minuto.

3) Não ficar com as páginas das suas mídias sociais abertas enquanto você precisa fazer uma atividade que exige maior concentração.

4) Estipule um tempo para realizar as suas atividades.

Esses são alguns exemplos baseados na minha experiência, mas você tem total liberdade para adaptar os seus desafios. Não basta apenas desafiar-se, é preciso ganhar recompensas também! Ir ao cinema; comprar um novo livro; ir a um show… Use a sua criatividade para escolher a sua recompensa.

MUDANÇA DE HÁBITOS

Depois de identificar como é a sua rotina, e onde estão os seus gaps, siga estas dicas:

Tarefas-chave

Antes de iniciar o seu dia, determine quais são as questões fundamentais que você precisa resolver até o final do seu expediente.

Em muitos casos, essas tarefas importantes podem atingir certo nível de complexidade, por isso, se você não se compromete desde o começo do seu dia em conclui-las, poderá ser tentado a atrasar e acabar realizando outras tantas atividades que não são tão importantes, ou que não tenha absolutamente nada a ver com as que deveria fazer de fato.

Identificar as tarefas importantes, e se concentrar nelas, é a chave da administração do tempo.

Não permita interrupções durante o desempenho das atividades-chave

Quando você estiver realizando as suas atividades-chave, qualquer interrupção poderá fazer você perder a concentração.

Depois de ser interrompido, você precisará de alguns instantes para conseguir concentrar-se de novo, por isso, avise as pessoas que estão no seu ambiente que naquele determinado período você estará indisponível, mas que a partir de tal horário poderá responder aos e-mails, atender aos telefonemas, e assim por diante.

Certa vez trabalhei com uma diretora que me dizia: “Priscila, de agora até às 11:00 horas estou focada em resolver esta situação. Só me interrompa se houver um cataclismo”. Agora entendo como ela era sábia… principalmente porque tinha essa disciplina. Mas não adianta nada ficar sem interrupções no ambiente de trabalho se você não desligar o seu celular, ou colocar no modo avião, certo?

Ponto-chave

Os Registros de Atividades são ferramentas úteis para analisar o modo como você utiliza o seu tempo. Eles ajudam a controlar as mudanças em sua energia, a vigilância e a eficácia ao longo do dia, e eles vão ajudá-lo a eliminar o desperdício de tempo em suas atividades, para você poder ser mais produtivo.

Depois de analisar o seu Registro de Atividades, você deve ser capaz de aumentar a sua produtividade eliminando ou delegando atividades de pouco valor, agendando as tarefas desafiadoras para a hora do dia em que você se sente melhor, minimizando o número de vezes que você alterna entre tipos de tarefas, e reduzindo o tempo gasto em atividades pessoais.

E você, tem alguma outra dica sobre como encontrar mais tempo no seu dia?

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